Por: Enrique Santos
A lo largo de nuestra jornada laboral pasamos por momentos en donde disminuimos nuestra productividad, nos cuesta más trabajo concentrarnos para realizar una actividad, alargando así su tiempo de ejecución y retrasando el tiempo de las actividades siguientes, lo que provoca un desajuste en nuestro plan de trabajo.
A diferencia de las maquinas automatizadas que están enfocadas a la misma actividad 24/7, nosotros pensamos en diferentes situaciones todo el tiempo. Tener en mente problemas de nuestra vida personal en el horario laboral o priorizar incorrectamente nuestra lista de pendientes son algunos de los factores que te vuelven improductivo.
Aquí detectamos y te compartimos cinco cosas que pueden estar afectando tu productividad y seguro te identificas con alguna de ellas.
1.- No disponer de las herramientas necesarias para hacer las tareas o no saber utilizar las que tenemos.
Las herramientas tecnológicas hoy en son necesarias, nos aseguran un mayor rendimiento ya que disminuyen considerablemente los errores humanos, los costos y el tiempo de procesos.
No basta con adquirir el nuevo celular o la laptop llena de aplicaciones con las cuales no estas familiarizado. Se trata de saber cómo aprovechar al máximo esa compra y ahorrar un par de horas al día.
2.- Revisar compulsivamente el correo.
Las personas productivas no permiten que el correo electrónico les interrumpa constantemente. Además de mirar el correo dentro de un horario determinado, lo configuran para dar prioridad a los mensajes según el remitente o tema.
Una funcionalidad que existe en Microsoft Outlook es precisamente crear “carpetas inteligentes” que te permiten organizar tus correos de acuerdo con el remitente temas, proyectos, etc., de esta forma puedes seleccionar el orden en que los respondes. Además, al combinar esta herramienta con Microsoft Exchange online puedes sincronizar todos tus dispositivos y responder más tarde desde cualquiera de ellos.
3.- Atender citas o encuentros NO programados
No solo evita que seas productivo, si no que envías un mensaje indirectamente a aquellas personas de que tu tiempo NO es valioso. Puedes evitar estos líos programa citas en tu calendario y no olvides sincronizarlo en tus dispositivos móviles que te recuerden con anticipación tus reuniones.
Una situación que a mí me ocurrió y que quizá a ti también fue la siguiente:
Recibes una llamada y no tienes la laptop frente a ti, un cliente, proveedor, familiar o amigo te piden una reunión y que pasa:
No tienes tu calendario actualizado en el celular, bueno, en realidad ni siquiera encuentras el icono de la aplicación, por lo que decides anotar los datos en una servilleta o en un papelito, pero dejaste la cita “tentativa” porque no conocías tu propia disponibilidad. Imagina, si no conoces tu agenda, ¿Cómo puedes saber la de los demás? En cuanto pudiste registrar la cita en tu celular, tienes que recordar que es necesario sincronizar tu celular con la laptop para tener la información en ambos dispositivos. Días antes de la reunión quieres revisar el evento para afinar detalles, pero no lo encuentras porque no tienes organizado tu calendario y los asuntos de la oficina aparecen juntos a los de tu vida personal, cumpleaños, el de fútbol, etc. ¡Wow! Qué problema.
La combinación de Outlook y Exchange online, es una excelente opción para resolver todos estos inconvenientes, evitando dolores de cabeza.
4.- Malas condiciones estructurales o laborales.
El lugar en donde estás o te desarrolles se debe de contar con el mejor ambiente físico, de herramientas colaborativas y por supuesto el laboral.
En una ocasión me tocó trabajar en un lugar en donde los presupuestos se hacían con calculadora, no contábamos con algo tan básico como hojas de cálculo de Excel, ¿Te imaginas? En este mismo lugar los archivos y propuestas se guardaban en la PC o laptop de cada colaborador y no contábamos con respaldo de información. Así que imagina que sucedía cuando se dañaba un disco duro o simplemente alguien borraba accidentalmente un archivo y era precisamente la propuesta o presentación que tardaste dos días en realizarla.
Si te identificaste con la situación anterior la Nube Pública es una excelente opción para ti. Existen herramientas como Microsoft SharePoint online, que te permiten trabajar de manera colaborativa con tus compañeros. Reuniones productivas con Skype Empresarial, compartir tu escritorio, realizar videoconferencias, compartir archivos e incluso trabajar al mismo tiempo un documento de Word o Power point.
5.- Hacer varias cosas a la vez, “Soy Multitarea”
La investigadora de la Universidad Ohio, Zheng Wang, confirmó que hacer varias cosas a la vez es menos productivo que centrarse en una sola tarea. Enfócate en lo más importante y deja a la tecnología y herramientas automatizadas hacer los demás trabajos, ¡para eso fueron creadas!
Ahora ya sabes si alguno de tus hábitos diarios está afectando tu productividad y te hemos recomendado algunas herramientas tecnológicas que pueden ayudarte a ejecutar de manera eficiente tus tareas. Ser más productivo depende ti, recuerda que, si mejoras el aspecto laboral, mejorarás en algo más importante: tu vida personal.
Enterate de lo que SERVICES4iT puede hacer para mejorar tu productividad visitando nuestra revista y página web.
De verdad ver como esta la situación interna laboral es una necesidad y obligación pues los empleados si estan en un clima laboral optimo su desempeño sera mucho mejor pues entenderemos sus necesidades y como podremos satisfacerlas en el ambiente de trabajo e incluso el uso de un softawre facilitara el proceso de datos que mida el clima laboral.
Totalmente de acuerdo contigo Ingrid